信息技术服务

Office 365组

组是一个带有存档的分发列表, 这样新成员就能赶上之前的信息, 再加上一个日历, shared files, 和一个共享的笔记本(OneNote). 与分布列表, 你可以邀请客人(来自全国正规网赌平台以外的人)参加. 就像一个分发列表, 当您发送消息时,它只被视为一个收件人, 所以如果你在使用微软的浏览器时遇到了麻烦,它会有所帮助 sending limits.

隐私的警告

由于全国正规网赌平台无法更改微软设置,群组可能无法满足您的需要. 有两个问题你应该注意:

1. 你的会员名单将是公开的,即使是在私人名单中. 如果你在协调一个研究小组,这可能是个问题, recovery group, 袭击的幸存者团体, etc.,没有人知道谁在这个组里. 拥有全国正规网赌平台电子邮件地址的人,如果他们知道如何查找您的小组和查看成员名单.

2. 非成员可以向您的群组发送电子邮件,即使是在私人列表中. 这可能是上面提到的一个问题, 还可能导致垃圾邮件或滥用信息污染你的对话列表, 不必要的日历邀请, 或附件使用您的组的存储空间. 你可以阻止非马萨诸塞大学波士顿的电子邮件地址这样做. (如果非会员向您的群发送辱骂信息,请告知全国正规网赌平台全国正规网赌平台将进行调查, 因为这违反了全国正规网赌平台的使用条款.)

微软表示,这些缺陷是“设计出来的”,他们没有修复它们的计划.

创建一个组

按照以下步骤创建Group:

  1. Log in to your web mail. 在邮箱下面,您将看到Groups. 单击右侧的“+”,添加组.
  2. 选择创建一个标准组. (关于标准组的设置,请参阅本页底部的屏幕截图.)
  3. 给小组一个名称和描述. 名称应该是简短和描述性的. 组的电子邮件地址将是您选择的名称(如果可用的话), 去掉空格),后面跟着@live.marionthemagnet.com. 描述应该用几句话告诉人们这个团体是关于什么的.
  4. Under Privacy, 选择是否要将组设置为Public, 这样任何人都可以看到集团的文件和日历, or Private, 哪种情况更常见.
  5. 如果您计划使用该组发送电子邮件, 一定要勾选底部标签为“向成员的收件箱发送所有群组消息和事件的副本”的复选框."
  6. 单击“创建组”上方的“创建”."
  7. Add members. You do not need to add all members at once; you can add more later.
  8. 选择了Group的初始成员后,单击顶部“添加成员”上方的“添加”." 
  9. 该集团的主页将出现.

集团至少有两个所有者! 这样做的原因是,组创建者的帐户被删除了, 群体将成为孤儿,无法接近.

添加第二个所有者, 点击最右边写着“8个成员”(或其他)的文本,可以看到成员列表. 单击您想成为所有者的成员旁边的三个点(•••),然后单击“Make owner”.(注意:选择共同拥有人时要小心, 因为此人对集团内的一切拥有完全权利, just as you do. 他们甚至可以撤销你的所有权!)

使用集团作为分发列表

如果您希望群组成员除了在web上(或在群组应用程序中)的群组对话区中看到消息外,还能以电子邮件的形式接收群组消息, 确保在安装过程中选择了该选项. 登录你的web邮箱,点击你的群组选择它(你可以在Outlook中看到群组,但你不能编辑它). 在右上角,单击这三个点,然后单击Edit Group. 确保选中最底部的选项. 它的标签是“向成员的收件箱发送所有群组消息和事件的副本”.单击最上方的Save.

组选项的屏幕图像如果您的群中有客人没有全国正规网赌平台的电子邮件地址,并希望他们能够向群发送邮件, 您必须允许外部地址向组发送消息. 选择组,单击最右边的三个点(•••),然后选择编辑组. 确保选中了“让组织外部的人向组发送电子邮件”旁边的复选框. (see image, 请注意,这将增加垃圾邮件或其他不必要的电子邮件被发送到组的风险. 

向列表发送消息, 您可以发送电子邮件到集团的电子邮件地址(通常是GroupName@live).marionthemagnet.com). 如果您不确定电子邮件地址, 点击窗口顶部的群组名称, under Outlook, 您可以复制或单击“发送邮件”下的邮件地址. 您还可以通过单击对话列表上方的“新建”按钮来创建一个新的对话.

您可以通过回复收件箱中收到的电子邮件或单击对话来回复对话, 单击发件人电子邮件地址右侧的向下小箭头, 然后点击“全部回复”.

对列表的消息进行存档. 这意味着人们可以回到之前的讨论(称为对话)以供参考. 你可以给某人发送一个特定对话的链接. To do so:

  1. 单击顶部的对话
  2. 选择你想让对方阅读的对话
  3. 单击对话标题右侧的向下小箭头,并选择将链接复制到此对话

然后你可以通过电子邮件、短信或将链接发布到网页上. 每个人都可以在公开列表中阅读对话. 在私有列表中,只有成员才能看到它.

如果档案里的对话过时了, 或者你只是不想把它放在档案里了, 你可以删除它. To do so:

  1. 单击顶部的对话
  2. 选择要删除的对话
  3. 单击对话标题右侧的向下小箭头,选择“删除对话”

 通过右键单击对话列表中的对话也可以使用其中的一些选项.

编辑组和成员列表

你可以通过点击右上角的“8个成员”(或其他)来查看当前成员.

要编辑或删除一个成员,请单击此人的姓名并单击右边的三个点. 你可以让某人成为共有人(如果可能的话,你应该至少有两个共有人), 从共同所有者中删除所有者状态, 或者从组中删除该成员.

要添加成员,你可以做两件事中的一件:

  1. 单击Add Members并在右边的面板中每次输入一个电子邮件地址, 在找到匹配时单击正确的人, 完成后单击顶部的保存, or
  2. 单击右上角的三个点,然后单击“邀请其他人”. 这将给你一个链接,你可以通过电子邮件邀请或发布在网页上. 如果名单是公开的,他们所要做的就是点击链接加入. 如果列表是私有的,则必须批准每个请求.

Note: 您还可以通过单击窗口顶部的组名找到成员列表和其他选项.

全国正规网赌平台所知, 无法导入成员列表, 所以建立一个有很多成员的群可能是一个问题. 作为一个解决方案, 暂时公开你的列表, 通过电子邮件发送订阅链接到您当前的会员列表(或张贴到网页上), 并在大多数人订阅后将列表重新设置回Provate. 这将节省您批准订阅请求的大量时间.

如果需要邀请他人,请单击右边的三个点(•••),单击“邀请他人”. 您可以复制链接或单击“电子邮件”将列表以电子邮件的形式发送.

共享和编辑文件

每个组提供1tb (1000 GB)的文件存储,用于共享文档. As with email, 文件将对公共名单上的所有人开放,只对私人名单上的成员开放.

上传文件到组存储, 单击组名,然后单击顶部的文件, 然后单击上传. 您也可以单击“新建”,创建新的Word、Excel或Powerpoint文档. 添加到列表后,您可以使用在线编辑工具对其进行编辑:

  1. 单击列表中的文档以查看它
  2. 单击窗口顶部文档名称上方的Edit进行在线编辑. 在他们的电脑上的Office中下载和编辑, 点击右边的Word(或Excel或Powerpoint)编辑. 在浏览器中编辑速度更快,而且不需要在您使用的计算机上安装Office, 但并不是所有桌面版本的功能都得到支持.
  3. 更改名称(如果有必要),单击最上方“已保存”旁边的文档名称."
  4. 文档自动保存. 编辑完, 单击文档名称上方栏最右边的蓝色X(不是Windows机器上窗口右上角的X), 哪个会关闭浏览器窗口!)以保存该文件并返回该文件列表.

Note: 将文件发布到公共列表时要非常谨慎, 因为任何拥有全国正规网赌平台电子邮件地址的人都可以看到它们! (如果您要与社区共享信息,这可能会很有用, 但大多数列表应该是私有的.) You should never 发布文件包含 个人身份信息(PII) OneDrive的业务. Contact the 它服务台 有关存储包含敏感数据的文件的信息.

At the moment, 似乎无法在组的“文件”区域中删除文件或共享到该文件的链接, 你可以在你的个人OneDrive中. However, Office 365的功能和界面变化频繁,可能很快就会推出.

您也可以通过电子邮件将一个文件发送到组,它将作为一个文件显示在组文件区域. However, 这个选项可能会让人困惑, 在编辑文档时,还将修订文档作为附件发送给组, 组文件区域将列出原始文件和编辑文件, 两者的名字都是一样的! 只有修改日期会有所不同. Furthermore, 删除带有附加文件的对话将删除原始文件,但不会删除该文件的任何修改副本. 因此,全国正规网赌平台不推荐这种上传文件的方法.

故障排除

如果组成员没有收到邮件,请他们检查订阅信息. 当您创建一个选中“向成员的收件箱发送所有组消息和事件的副本”的组时(说明中的步骤5), 每个成员都应该“订阅”到列表并接收消息的副本. 然而,事情可能会出错. 查看他们的订阅, 小组成员应该登录他们的网页邮件,并点击小组名称. 在右上角,他们会看到“Joined”.“如果他们点击这个, 如果他们没有订阅,将出现一个菜单,“通过电子邮件订阅”作为第一选择. 购买该manu选项将订阅他们的团体电子邮件,他们应该开始再次收到邮件. (Alternatively, 如果他们已订阅并希望停止接收邮件, 他们应该选择“取消订阅”.选择“离开组”会将他们完全从组中删除, 包括剥夺他们对共享文件的访问权, etc.)

菜单的截图

Known Problems

在使用Groups时,您应该注意一些限制. 而Groups有许多优秀的特性, 例如群组邮件和文件共享, 请注意,他们可能不是你的正确选择. In particular:

更多关于组

开始使用Office 365群组

Office 365群组中的客户访问

关于共享文件的更多信息

共享集团文件

组创建概述

启动Office 365群组的屏幕图像

信息技术服务
希利图书馆三楼
617.287.5220
ITServiceDesk@marionthemagnet.com